GAS(Google Apps Script)를 활용하여 업무보고 자동화 하기

0.Google Apps for Work 소개

Google Apps for Work는 전세계 500만 기업이 선택한 클라우드 기반의 구글 협업 솔루션은 이메일, 일정, 문서, 드라이브, 메신저, 사이트 , 주소록 등의 70여 가지의 서비스로 구성되어 있으며, 언제 어디서나 실시간으로 업무가 가능하며 유무선 통합의 메시징 기반 협업 솔루션 입니다.

특히 동시 작업이 가능한 Google Docs 와 Google Drive 그리고, 쉽게 웹 설문조사를 만들어 사용할 수 있는 Google 설문지는 경쟁사의 MS Office365와 비교해 뛰어난 기능을 가지고 있습니다.

Google Apps for Work는 기존 2012년 12월까지 10인 이하 기업에는 무료로 제공되었으나(일부 기능제한 있음) 이후 부터는 유료 정책으로 전환되어, 월 5달러의 비용으로 사용이 가능합니다. 사용을 위해서는 구글앱스 사이트에서 카드결제로 사용이 가능하며, 또는 아이비클라우드와 같은 구글앱스리셀러를 통해 가입이 가능합니다. 구글앱스 리셀러를 통해 가입을 하면 해당 리셀러에서 추가 금액 할인 또는 기술지원을 받으실 수 있습니다.

혹시 MS Office 365와 Google Apps for Work의 기능 비교가 궁금하시다면 아이비클라우드의http://cloud.ibinfo.co.kr/archives/407 를 참고하시기 바랍니다.

 

1. GAS(Google Apps Script) 구글앱스 스크립트 소개

* GAS(Google Apps Script) 구글앱스 스크립트란 무엇인가?Google Apps Script는 구글 제품들과 써드 파티 서비스에서의 작업을 자동화시키는 쉬운 방법을 제공하는 자바스크립트 클라우드 스크립팅 언어입니다.

* GAS(Google Apps Script) 구글앱스 스크립트로 할 수 있는 것들은 무엇인가?전문 발췌 : http://okky.kr/article/205347

– 반복적인 프로세스와 워크플로우를 자동화합니다. 비용 승인, 타임시트 트래킹, 티켓 관리, 주문 이행, 그리고 여러 가지 것들을 자동화시키는 스크립트를 생성합니다.

– Google 제품을 써드 파티 서비스와 연결합니다. MySQL 데이터베이스에서 뽑은 목록에 있는 사람들에게 커스터마이징된 이메일과 캘린더 초대를 보낼 수 있습니다.

– 커스텀 스프레드시트 기능을 생성합니다. 구글 스프레드시트에서 사용자가 선택할 수 있는 형식을 적용하거나 데이터에 대한 복잡한 분석을 수행합니다.

– 풍부한 그래픽 UI와 메뉴를 만듭니다. Google Apps Script로, 회사는 사무실 지원 물품을 구매하기 위한, 사용자들이 맞춤형 메뉴 인터페이스를 통해서 쇼핑을 할 수 있는, 내부 애플리케이션을 강화할 수 있습니다.

* 구글앱스 스크립트 배우기기존 자바스크립트를 배우셨던 분들이라면, GAS는 쉽게 습득을 할 수 있을 것이라 생각됩니다. 아울러 다양한 예제를 제공하는 아래 사이트를 참고하시어 공부를 하시면 될 것 같습니다.– Google Apps Script 자습서 https://developers.google.com/apps-script/overview?csw=1

-구글앱스 스크립트 데모 사이트 모음http://ego.wednus.com/articles/best_gas_demo_sites

 

2. GAS(Google Apps Script)를 활용 방안 예제 – 기술지원 일일업무보고 자동화

기술지원팀에서는 당일 기술 지원한 내역을 정리해야만 추가 지원시 빠른 장애 처리가 가능합니다. 그에 따라 보통 당일 지원 내역을 팀장에게 보고를 하는 프로세스가 필요합니다.  하지만, 내용을 정리하는 것도 바쁜데, 보고서 양식 또는 그룹웨어에 해당 내용을 작성 및 결제 승인을 거치는 것은 인적 리소스의 낭비가 될 수 있는 부분입니다.

위의 보고 프로세스를 개선하여 엔지니어 기술지원 후 장애처리 내역 작성 -> 매일 밤 8시에 팀장 이메일로 장애처리 내역이 담당자 별로 자동 전송이 되는 자동화된 프로세스가 있다면 서로에게 도움이 될 수 있습니다.

GAS(Google Apps Script)를 사용한다면 작성된 장애처리 내역을 일단위 반복 메일 전송을 통한 상급자 보고체계를 작성하여 보다 나은 업무 환경을 만들수 있습니다.

 

3. 기술지원 자동 일일업무보고  – 자동화 처리를 위한 순서 및 기능 정리

1. 엔지니어는 업무정리 양식을 작성한다.예제소스는 총 13개의 셀이 사용된다. 소스 그대로를 실행하고 싶다면 아래와 같이 동일 하게 스프레드 시트를 작성합니다.
   첫번째 열은 일일업무보고 라는 문서 제목 부분이며, 2번째 열은 셀 정의 내용(날짜 엔지니어 등등) 3번째 열부터 데이터 입력 부분입니다.
   그리고, 시트 이름은 아래와 같이 “2_기술지원업데이트”로 합니다.
   
2. 이메일 전송 항목의 날짜가 없는 것만 찾는다.
3. 엔지니어 별로 항목을 묶어서 정렬한다.
4. 이메일은 팀장에게 전송한다.
5. 매일 밤 8시에 프로세스를 반복 실행 한다.

 

4. 기술지원 자동 일일업무보고  – 소스코드 작성 및 실행

* 구글앱스 스크립트 작성을 위한 편집기 실행구글스프레드시트 -> 도구 ->스크립트 편집기 실행

* 스크립트 편집기에서 소스 작성 및 실행

스트립트 만들기 -> 빈 프로젝트 선택 및 첨부된 소스코드를 붙여넣기를 합니다.

프로젝트 이름을 SendMailProcess 로 수정합니다.

저장된 프로젝트를 실행 합니다.

실행에 필요한 인증창이 뜨면 계속을 클릭 합니다.

앱에 대한 접근 권한 요청 창이 뜨면 동의를 클릭합니다.

실행 후 “다음 스크립트 함수(myFunction)를 찾을수 없습니다.” 라는 에러 메시지 출력시 재실행을 합니다.

이후 아무런 메시지 출력이 없다면 실행이 완료되었으며, 스트레드시트의 이메일 전송 셀에 날짜가 입력 되어 있는지 확인 합니다.

스프레드시트에 날짜 입력이 완료되면 상급자에게 업무보고가 이메일로 전달된 것을 확인 할 수 있습니다.

* 매일 자동실행을 위한 트리거 설정

상기 과정으로 스크립트는 정상 작동하는 것으로 확인 되었다면, 매일 밤 7시 자동으로 스크립트가 실행되며 보고 이메일이 발송되도록 트리거를 설정합니다.

아래와 같이 트리거 버튼을 누른 후 설정창에서 트리거를 추가 합니다.

트리거 설정에서 이벤트는 “시간 기반 -> 일일 타이머”로 설정하고 실행시간대를 오후7시부터 오후 8시까지로 설정합니다.

이제 모든 기능 설정이 완료되었습니다. 이후 밤 7시에 정상적으로 자동 메일 전송이 되는지 확인 합니다.

 

5. 끝으로 정리

GAS 구글앱스 스크립트는 Google Apps for Work 내 모든 앱의 기능을 연계시킬 아주 강력한 도구 입니다. 스크립트라는 언어를 습득해야 하는 어려움이 있지만 그만큼 파워풀만 기능을 제공하므로 배울 가치는 충분히 있을 것이라 생각됩니다.

이번 강좌에서 설명한 상기 소스는 첨부파일로 넣어 드리오니 참고하시기 바랍니다.
해당 소스에 자세한 주석을 포함하여 수정하시기 편하게 작성하였습니다.
소스 다운로드